Nuevas obligaciones para entidades panameñas
Registros contables y documentación de respaldo
Ley 254 de 11 de noviembre de 2021
La Ley 254 de 2021 introdujo cambios a la Ley 52 de 2016 respecto a la obligación, para
todas las entidades incorporadas bajo Ley panameña, de mantener registros contables y
documentación de respaldo.
Los “Registros contables” según esta última modificación, son aquellos que indiquen de
forma clara y precisa las operaciones de la persona jurídica, sus activos, pasivos y
patrimonio, que sirvan para determinar la situación financiera con exactitud razonable en
todo momento y permitan la elaboración de estados financieros.
Obligación de todas las entidades incorporadas bajo Ley panameña:
- Mantener los registros contables y su documentación de respaldo en Panamá o en cualquier parte del mundo, por un periodo mínimo de 5 años desde que se realizó la última transacción.
- Proporcionar al Agente Residente, de forma anual, al 30 de abril de cada año, los registros o una copia de estos (relativos al período fiscal que haya culminado el 31 de diciembre del año anterior).
- En los casos donde los registros se mantienen en un lugar diferente a la oficina del Agente Residente, la entidad deberá informar anualmente:
o El nombre y datos de contacto de la persona que mantiene custodia de los registros (y notificar inmediatamente en caso de que esta cambie).
o Dirección donde estos se mantienen.
Tipos de Registros Contables que se deben mantener:
- Para las entidades dedicadas exclusivamente a ser tenedoras de activos y sin actividad comercial, documentos que muestren:
o El valor de los activos.
o Los ingresos generados por dichos activos.
o Los pasivos relativos a dichos activos.
- Para entidades que operan y realizan actos de comercio fuera de Panamá: o Un diario y un mayor.
- Para entidades que se dedican a la compraventa de títulos de créditos y valores comerciales públicos o privados para lucrarse en su reventa o por cualquier otro medio de especulación mercantil:
o Estado de cuenta del custodio o balance de la entidad.
- Para entidades incorporadas antes de la entrada en vigor de la Ley 254, estas deberán:
o Entregar al Agente Residente, antes del 30 de abril de 2022, copia de los registros contables y documentación de respaldo para mantenerla en sus oficinas. Una vez se expire este periodo, el Agente Residente deberá preparar una Declaración Jurada confirmando que cuenta con la información.
** En los casos donde la entidad no provea los registros contables o la información relevante respecto a donde se mantienen dichos registros dentro del término indicado, es potestad del Agente Residente renunciar al cargo en el Registro Público de forma inmediata.
Sanciones:
- Multa desde los B/.5,000.00 hasta B/.1,000,000.00 (considerando la gravedad de falta, reincidencia y magnitud del daño).
- Suspensión de los derechos corporativos de la entidad (para reactivarla, se deberá seguir el procedimiento contenido en el Código Fiscal de Panamá).
